Brąchnówko, dn. 04.02.2019 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/PM/2019
dotyczące zorganizowania obozu dla młodzieży w ramach realizacji międzynarodowego projektu współpracy „Eco-North” w ramach poddziałania 19.3 „Przygotowanie i realizacja w zakresie współpracy z lokalną grupą działania” objętego PROW na lata 2014-2020
Lokalna Grupa Działania „Ziemia Gotyku”
zaprasza do składania oferty cenowej
1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:
Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania Ziemia Gotyku, Brąchnówko 18, 87-140 Chełmża
NIP 879-267-89-10 REGON 361860094 KRS 0000562287
2. CEL ZAMÓWIENIA:
Celem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy bądź wykonawców, który wykona kompleksową usługę w zakresie zorganizowania obozu dla młodzieży na obszarze LSR Ziemi Gotyku tj. Gminy Miasto Chełmża oraz gmin wiejskich Chełmża, Łubianka, Łysomice oraz Papowo Biskupie.
3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej usługi w następującym zakresie:
I. Zorganizowanie obozu dla młodzieży (w wieku 15-20 lat) na obszarze LSR
Ziemia Gotyku tj. Gminy Miasto Chełmża oraz gmin wiejskich Chełmża, Łubianka, Łysomice oraz Papowo Biskupie.
Termin: 03-07.06.2019r.
Czas trwania obozu: 5 dni
Liczba osób biorących udział w obozie: 35 (w tym 9 osób dorosłych – opiekunów); w tym ze strony LGD Ziemia Gotyku: 2 osoby dorosłe – opiekunowie oraz 5 osób – młodzież w wieku 15-20 lat
Szczegółowy opis zakresu usługi:
• Zakwaterowanie:
Oczekuje się zapewnienia uczestnikom obozu zakwaterowania – mogą być to pokoje 2-3 osobowe: min. 4 noce w hotelu o standardzie min. 2-gwiazdkowym lub zakwaterowania o równoważnym standardzie w obiekcie typu pensjonat, ośrodek wypoczynkowy itp. Preferowane jest zakwaterowanie wszystkich uczestników obozu w jednym obiekcie na obszarze LSR Ziemia Gotyku.
Dodatkowo preferowane są obiekty wyposażone w sale konferencyjne/dydaktyczne lub równoważne umożliwiające zorganizowanie na terenie obiektu przewidzianych w programie warsztatów, spotkań integracyjnych itp.
• Wyżywienie:
Wymagane jest zapewnienie uczestnikom obozu min. 2 posiłków dziennie – śniadania i obiadokolacje lub śniadanie, obiad i kolacja:
• Ubezpieczenie:
Zakres świadczonej usługi obejmować powinien zapewnienie uczestnikom obozu ubezpieczenia (koszty leczenia, assistance, NNW, pomocy i ochrony prawnej).
• Opiekun merytoryczny/kierownik obozu:
Wykonawca ma zapewnić osobę: opiekuna merytorycznego/kierownika obozu dobrze władającego językiem angielskim. W przypadku opiekuna merytorycznego/kierownika obozu wymagana jest odpowiednia wiedza, posiadanie kwalifikacji i doświadczenie. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu CV opiekuna merytorycznego/kierownika obozu w ciągu 5 dni od daty podpisania umowy. Opiekun merytoryczny/kierownik obozu muszą zostać zaakceptowani przez Zamawiającego.
• Program merytoryczny obozu:
Wykonawca przygotuje w uzgodnieniu z Zamawiającym program merytoryczny obozu wraz ze szczegółowym harmonogramem. W programie merytorycznym musi zostać wyszczególniony każdy dzień obozu, godzina oraz zdarzenie.
Załącznikami do programu będą materiały informacyjne zawierające opis poszczególnych elementów realizowanego obozu.
Obligatoryjne punkty programu obozu realizowane na obszarze LGD Ziemia Gotyku:
-warsztaty dotyczące przedsiębiorczości/ spotkanie z coachem biznesu – czas trwania warsztatów 3-4 h
– spotkanie z lokalnymi przedsiębiorcami/ zwiedzanie lokalnych atrakcji
– warsztaty dotyczące ekologii i ekoturystyki – czas trwania warsztatów 3-4 h
– wizytacja proekologicznych miejsc na obszarze LSR Ziemia Gotyku
– preferowana znajomość j. angielskiego w stopniu komunikatywnym dla potrzeb prowadzenia warsztatów
– elementy integrujące uczestników obozu np. wspólne grillowanie/ognisko; wyjście na kręgle; itp.
– konferencja na zakończenie obozu – wykonawca zapewni salę, znajdującą się na obszarze LGD Ziemia Gotyku, wyposażoną w ekran ścienny, rzutnik multimedialny, klimatyzację (w wymiarze 4 godzin) oraz poczęstunek dla min. 70 osób (w skład poczęstunku wejdą:
a. serwis kawowy: kawa, herbata, woda mineralna, ciasto – 2 porcje na osobę, owoce;
b. obiadokolacja: zupa oraz drugie danie w tym: 2 rodzaje mięsa lub ryba, ziemniaki, kasza lub ryż, 2 rodzaje surówek, woda mineralna, soki niegazowane)
Szczegółowy program merytoryczny musi zostać przygotowany w j. angielskim i zaakceptowany przez Zamawiającego. Ostateczny termin akceptacji programu merytorycznego nastąpi do 21 dni przed planowanym terminem obozu.
Program merytoryczny obozu wraz ze szczegółowym harmonogramem oraz załącznikami zostanie przekazany uczestnikom w pierwszym dniu obozu w formie drukowanej (ilość 35 sztuk, tj. 1 komplet dokumentów dla każdego uczestnika)
Wykonawca przedmiotu zamówienia zobowiązany będzie do umieszczenia na wszystkich materiałach drukowanych (program merytoryczny obozu wraz ze szczegółowym harmonogramem oraz załącznikami) logotypów zgodnych z Księgą Wizualizacji znaku PROW 2014-2020 oraz informacji o źródle finansowania. Logotypy oraz informację o źródle finansowania Zamawiający prześle Wykonawcy w ciągu 7 dni od daty podpisania umowy.
• Transport – autokar.
Wykonawca zapewni autokar wraz z kierowcą, który będzie dostępny do dyspozycji Zamawiającego przez cały czas trwania obozu; Autokar posłuży m.in. do transferu uczestników obozu na obszarze LSR Ziemia Gotyku celem realizacji programu merytorycznego obozu przygotowanego przez Wykonawcę. Autokar musi spełniać wszystkie wymagania techniczne przewidziane prawem polskim.
• Wykonawca zapewni wyżywienie wraz z noclegami dla opiekuna merytorycznego/kierownika obozu i kierowcy.
• Wykonawca zapewni wynagrodzenia dla prelegentów/ osób prowadzących warsztaty; bilety wstępu, wejściówki dla wszystkich uczestników obozu oraz poniesie opłaty m.in. za podróż autostradą, bilety parkingowe, jeśli takowe będą przewidziane w programie merytorycznym obozu.
• Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności dotyczącymi organizacji tożsamych przedsięwzięć dla osób nieletnich oraz obcokrajowców.
4. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy będą spełniać następujące warunki:
• posiadanie uprawnień do wykonywania działalności lub czynności objętych przedmiotem zamówienia,
• złożenie odpowiednio wypełnionego formularza ofertowego,
• złożenie wraz z formularzem ofertowym oświadczenia o posiadanym doświadczeniu w realizacji podobnych przedsięwzięć (min. 3 zorganizowane obozy/ wizyty studyjne w ramach projektów/ współpracy międzynarodowej etc.). Oświadczenie powinno zawierać informacje pozwalające na weryfikację.
5. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCY:
A) Spełnienia warunków udziału w postępowaniu
B) Po spełnieniu warunków udziału w postępowaniu pod uwagę będzie brane kryterium ceny oraz doświadczenie w realizacji usług odpowiadających przedmiotowi zamówienia
Algorytm obliczania wartości punktowej oferty:
cena – 35 pkt
doświadczenie – maksymalnie 10 pkt
• od 3 do 5 zrealizowanych usług- 5 pkt
• powyżej 5 zrealizowanych usług – 10 pkt
6. TERMIN, MIEJSCE, FORMA SKŁADANIA OFERT:
Ofertę wraz z wymaganymi/wskazanymi załącznikami sporządzić należy w języku polskim, na formularzu ofertowym załączonym do zapytania.
Wypełnioną i podpisaną ofertę należy złożyć osobiście, pocztą tradycyjną na adres: Brąchnówko 18, 87-140 Chełmża lub e-mail na adres: biuro@ziemiagotyku.com
Ofertę należy przedłożyć w odpowiedzi na niniejsze Zapytanie Ofertowe wraz z uwzględnieniem opublikowanych zmian, pytań i odpowiedzi, które będą stanowiły w całości treść Ogłoszenia opublikowanego na stronie www.lgd.ziemiagotyku.com.
Termin składania ofert upływa w dniu 11.02.2019 r.
Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.
7. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Ostateczny możliwy do zaakceptowania termin realizacji zamówienia upływa w dniu organizacji obozu tj. 03-07.06.2019r
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia w przypadku zmian w projekcie.
8. WARUNKI PŁATNOŚCI:
Płatność w formie bezgotówkowej – przelew. Płatność nastąpi na podstawie faktury wystawionej na LGD Ziemia Gotyku w terminie 14 dni od dnia dostarczenia faktury do siedziby LGD Ziemia Gotyku. Płatność w złotych.
Zamawiający zastrzega sobie prawo o podanie kosztu jednostkowego zakwaterowania i wyżywienia przypadającego na uczestnika projektu, z uwagi na podział tych kosztów między poszczególnych partnerów projektu.
Wykonawca zobowiązany będzie do wystawienia oddzielnych faktur dla poszczególnych partnerów projektu międzynarodowego dotyczących kosztów zakwaterowania i wyżywienia:
– LGD Kuudestaan (Finlandia) – 2 osoby dorosłe oraz 6 osób – młodzież w wieku 15-20 lat
– Organizacja Pozarządowa PAIK (Estonia) – 2 osoby dorosłe oraz 6 osób – młodzież w wieku 15-20 lat
– LGD Ropazi Garkalne partnership (Łotwa)– 3 osoby dorosłe oraz 9 osób – młodzież w wieku 15-20 lat
Płatność w euro.
9. OSOBY UPOWAŻNIONE DO KONTAKTÓW:
Osobą uprawnioną do kontaktowania się z oferentami z ramienia Zamawiającego jest: Marta Kruszczyńska – pracownik biura LGD, tel. + 48 731 777 840. Informacje można uzyskać w dni robocze od godz. 7:30 – 15.30
10. WARUNKI ZMIANY UMOWY:
Umowa może być zmieniona, jeśli zmiana nie spowoduje zmniejszenia lub zwiększenia zakresu usługi.
Zmiana umowy powodująca zmniejszenie zakresu usługi jest dopuszczalna, jeżeli na skutek wystąpienia okoliczności niemożliwych do przewidzenia w chwili zawarcia umowy do prawidłowego wykonania zamówienia, wykonanie części prac objętych dotychczas tym zadaniem stało się zbędne.
Zmiana umowy powodująca zwiększenie zakresu świadczenia jest dopuszczalna, jeżeli do prawidłowego wykonania zamówienia jest niezbędne wykonanie dodatkowych prac nieobjętych dotychczas zamówieniem, a konieczność ich wykonania powstała na skutek wystąpienia okoliczności niemożliwych do przewidzenia w chwili zawarcia umowy, przy czym wykonanie:
– tych prac jako nowej usługi (zadania) spowodowałoby znaczne zwiększenie kosztów dla beneficjenta lub
– danego zamówienia jest uzależnione od wykonania tych prac albo bez wykonania tych prac nie jest możliwe wykonanie danego zadania w całości.
Informacje dodatkowe:
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji zaoferowanej ceny, w przypadku, gdy założone w projekcie środki okażą się niewystarczające.
2. Oferta może zostać odrzucona, jeśli zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
3. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z dokonaniem zamówienia.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania w sprawie wyboru wykonawcy zadania, bez wyboru żadnej z ofert – bez podania przyczyny.
5. Ewentualna zmiana terminu realizacji możliwa tylko za zgodą zamawiającego; w szczególności w związku z ewentualnymi zmianami w realizacji projektu.
6. Zamawiający – w celu zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania – nie stosuje ograniczeń personalnych ani terytorialnych w stosunku do oferentów.
7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzania modyfikacji do zapytania. O każdej zmianie poinformuje na swojej stronie internetowej, informację o dokonanej modyfikacji przekaże również drogą mailową wszystkim oferentom, którzy złożą ofertę przed jej dokonaniem.
8. Informujemy, iż skontaktujemy się tylko z wybranym wykonawcą.
Do pobrania:
Do pobrania:
Formularz ofertowy
Formularz ofertowy – aktualny
Protokół z wyboru ofert